在数字技术飞速发展的今天,许多组织都在努力推进无纸化办公,希望通过数字化手段降低纸张使用,节约成本,提升效率。然而,英国政府近期签署的一份耗资高达9亿英镑的打印设备及相关服务四年框架协议,令人不禁重新审视'无纸化办公'的现实状况。此项框架协议由英国内阁办公室下属的王室采购服务中心(Crown Commercial Service)牵头,旨在为公共部门机构,包括学校、医院、地方政府、警察部门及中央政府等,提供打印、复印等多功能设备,以及配套的管理软件、云服务及数字化流程咨询等资源。该协议不仅体现了政府机构继续依赖传统纸质文件处理的习惯,也反映出数字转型过程中面对的复杂挑战和现实需求。框架协议共划分为五个子项。佳能(Canon)作为主供应商,负责提供多功能打印设备及打印管理软件,合同金额预计达1.8亿英镑。
此外,还涵盖了新旧数字设备的采购与相关软件、云计算服务,估值约为3.5亿英镑。数字化业务流程咨询服务被划为第三块,合同金额约1.5亿英镑。第四块专门支持政府物业局的GovPrint服务,涉及硬件及运营支持,预算达2亿英镑。最后一块则是打印咨询服务,合同金额约为2千万英镑。众多知名供应商获得采购资格,除佳能外,还有惠普(HP)、理光(Ricoh)、富士施乐(Xerox)、京瓷(Kyocera)等企业,显示出竞争激烈且多元化的市场格局。尽管信息技术的发展让电子文档处理愈加便利,高效,但公共部门的纸质使用量仍然庞大。
据数据显示,2020年英国共打印约2.8万亿页纸张,虽较前一年下降了14%,即减少了4500亿张,但总量依然惊人。纸质文档的广泛应用不仅与安全合规要求相关,也涉及用户习惯和文档管理流程等多重因素。这种现象反映了数字化转型过程中遇到的阻力及现实困境。公共部门通常面对纸质文档保存期限长、法规繁复,且部分业务场景中,纸张依然是最便捷、可信赖的信息载体。因此,即便倡导'无纸化',短期内彻底淘汰纸质办公仍有较大难度。此次框架协议的签订,彰显了英国政府对打印及相关服务的持续投入,旨在通过采购多功能设备和配套软件,提升传统打印业务的效率,优化流程管理。
同时,数字化咨询和云服务的纳入,也体现出政府逐步推动业务数字化转型的努力。相比前一个于2021年实施的协议,本次新框架无论金额还是服务内容基本保持稳定,表明政府采购在连续性和长期规划方面的重视。值得关注的是,英国政府在另一个名为Technology Products & Associated Services 2的框架下,正在进行高达120亿英镑的硬件采购,涵盖更广泛的技术领域,这说明打印设备只是公共部门数字基础设施的重要组成部分之一。对于行业观察者和市场参与者而言,这一庞大的采购框架意味着未来四年,相关供应商将在公共部门获得稳定且可观的业务支持。供应商既要满足传统打印需求,又需不断创新,推出更智能、更节能、更符合数字化趋势的设备与服务,帮助客户实现更高效的文件管理和数字流程。尽管如此,公众与专家普遍关注无纸化办公理念是否依然具备现实可行性。
许多声音认为,'无纸化'更多是一种长期目标,而非近期必达的标准。纸质办公模式依然在很多场景下不可或缺,如法律文书、医疗档案、学校教学材料及多方签署文件等。此外,政府采购的复杂性和标准多样化,也制约了数字转型的快速推进。未来,随着云计算、大数据、人工智能等技术的应用不断深入,纸质文件使用率有望继续下降。数字身份认证、区块链技术在文档安全与合规领域的应用,也将为纸质办公提供有效替代方案。政府部门若能加快相关政策制定与技术部署,结合员工技能培训和业务流程再造,纸质办公比例终将显著减少。
与此同时,环保和可持续发展政策的推动,也将对纸张使用施加更大约束。公众对政府绿色采购的期待,促使其更多投入节能环保的打印设备及数字化解决方案。此次框架协议中包括云服务和数字流程咨询,表明政府在逐步整合资源,积极向绿色低碳目标迈进。总之,英国政府耗资9亿英镑签署多功能打印设备框架协议,虽看似延续纸质办公,但也蕴含了数字化转型的复杂内涵。实际操作中,公共部门需兼顾长期数字转型愿景与短期业务现实。通过持续引进先进设备、优化打印管理、推进数字流程,英国政府正一步步在合理利用纸质资源和开发数字生态间找到平衡点。
对于供应商而言,把握住这一大规模采购机会,加强创新与服务能力,将是未来市场竞争的关键。与此同时,数字化转型的道路仍长,唯有政策引导、技术赋能和文化变革的有机结合,才能实现真正意义上的'无纸化办公',推动公共部门迈向更高效、环保和智能的未来办公环境。 。
