随着数字化监管的推进,罗马尼亚国家税务管理局 ANAF 对年度财务报表和年终会计报告的电子提交提出了明确且严格的格式要求。S1002、S1003、S1004、S1005 四类表格是针对不同主体和情况的标准化编码,理解其适用范围和技术细节,对于企业顺利完成申报、避免退件和罚款至关重要。本文基于 OMF 107/20.01.2025 的规定以及 ANAF 发布的相关说明,结合常见操作场景,提供可执行的实务指引和注意事项,帮助会计人员、审计师和管理者把握关键点,保障报送合规与效率。首先明确四类表格的基本用途与适用对象。S1002 和 S1003 主要用于按照日历年编制年度财务报表的实体,这些表格适用于大多数公司和其他运营主体,在法定会计年度与自然年一致的情况下使用。S1005 与 S1002、S1003 在结构上相关联,通常用于补充或调整的情形。
S1004 专门用于那些选定非日历年财务年度的企业、进入清算程序的法人实体、以及在罗马尼亚设立分支机构或常设机构的欧洲经济区内外企业。正确区分这些表格对于处理截止日期、编制范围以及所需附属文件具有决定性影响。关于法律与合规基础,依据公司法第185条以及会计法和 OMF 107 的具体条款,公司董事会或管理层有义务在规定时限内向 ANAF 提交年度财务报表及相应报告。提交可以采用纸质和电子双重方式,也可以仅采用电子方式。电子提交必须通过政府门户 e-guvernare.ro 完成,并附加扩展电子签名,确保文件的真实性和法律效力。技术格式与文件构成方面,ANAF 要求通过官方或认可的辅助软件生成的电子格式文件包含一个 PDF 文件,PDF 文件内要附带对应的 XML 文件。
XML 文件须包含编码为 10、20、30 和 40 的表单数据,这些编码表单承载核心数据信息。此外,PDF 文件还需附带一个 zip 压缩包以包含法律要求的证明性文件,例如财务报表附注、权益变动表、现金流量表(如适用)、董事会报告、审计或监事报告、利润分配建议或会计损失弥补方案、以及根据会计法第10条第1款由责任人签署的书面声明等。zip 文件必须为无密码压缩,压缩内容为黑白扫描清晰文件,且保证最终生成的 PDF 文件与所附 zip 包合并后在 10 MB 限制内。关于 S1004 的特殊要求,需要强调的是该表格面向多种情形,包括选择与日历年不同会计年度的企业、依法进入清算的法定实体,以及在罗马尼亚运营分支或常设机构但母公司或主体位于欧洲经济区的企业。此类主体在编制与提交年报时,除遵循普遍的 XML 与 PDF 技术要求外,还要注意报告的期间界定和附属文件的法律效力差异。技术实现与软件支持层面,ANAF 提供了多种辅助说明和程序资源。
官方说明书与 PDF 模板已于 2025 年 1 月 28 日公布,随后相关辅助软件在 2025 年 3 月 31 日进行了更新,表单结构在 2025 年 5 月 19 日更新。ANAF 提供的 Soft A 和 Soft J 为用户生成标准化格式文件提供支持。其中 Soft J 针对那些通过自有信息化系统生成 XML 文件的纳税人提供辅助功能,明确指出 Soft J 仅面向已从自有软件生成 XML 的纳税人。企业在选择使用官方辅助软件或自有系统时,必须确保输出的 XML 严格符合官方提供的 XSD 模式。ANAF 发布了 S1002、S1003、S1004 和 S1005 的 XSD 模式文件,开发者和系统实施人员应以这些 XSD 为验证基准,确保字段、数据类型与必填约束完全一致,避免因结构或命名不符导致的校验失败。电子签名与提交流程的合规要求不可忽视。
电子提交时必须在 e-guvernare.ro 平台上传文件并附加扩展电子签名,签名应由具有法律效力的签名证书生成,签名主体应为有权签署财务报表的公司负责人或法定代理人。纸质与电子同时提交的情形需保证两套文件的一致性,任何差异都可能被视为不合规而引发审查。在文件格式与扫描质量方面,应遵循官方对扫描件的明确要求。附加的证明性文件在被压缩成 zip 前需以黑白方式扫描,保证清晰可读。合并后的 PDF 与 zip 总体大小不得超过 10 MB,超出限制的常见原因包括高分辨率彩色扫描或不必要的冗余附件。若遇到文件超限,应优先通过降低分辨率或采用更高效的压缩方式处理扫描件,同时确保关键文本可读性不受影响。
关于常见错误与规避策略,结构性错误通常源于 XML 字段缺失、日期格式不符或使用了非官方 XSD 中未定义的标签。数值域错误常见于金额字段的小数位处理或货币单位不一致。签名问题多由签名证书过期或签名主体与申报主体不一致导致。为降低退件风险,建议在提交前进行多轮校验,包括使用官方提供的验证工具对 XML 进行结构校验、对 PDF 合并后进行多端可读性测试、以及核对签名证书有效期和签名者身份。此外,重视内部审批流与存档管理同样关键。报表提交不仅是对外合规行为,也是企业治理的重要环节。
建立明确的内部责任分工,确保会计、审计与法务在报表出具与签署环节开展充分沟通。保存好申报时的电子回执、签名证书与最终提交文件的存档副本,以备未来税务核查或审计之需。多实体集团和跨国企业在处理分支机构或常设机构报表时,应注意 S1004 对母公司所在地与常设机构所在地之间的法律差异所可能引发的披露要求差别。对于选择非日历年会计期的企业,报送时需特别留意期间起止点与所需附件是否与年度报告内容一致,避免因期间错配而引发技术性拒收。在准备提交材料的时间管理上,建议将电子提交流程视为一项需要提前测试和演练的任务。提前获取并配置好签名证书、验证自有信息系统生成的 XML 与官方 XSD 的兼容性、预先压缩并核验附件大小,均可在截止期前发现并排除潜在问题。
若采用第三方会计或信息化服务提供商,务必在合同与服务界定中明确交付成果的格式、责任划分与应对异常的响应时间。面向未来的合规建议包括提高信息化水平与数据治理能力。企业可以通过升级财务系统以直接输出符合 XSD 的 XML,减少人工导出与转换带来的错误。同时,建立标准化的文档管理体系,有助于在需要提交支持文件时迅速生成符合 ANAF 要求的扫描件。对内部控制与文档责任人的定期培训也能降低因操作不当导致的不合规风险。总结来看,S1002、S1003、S1004、S1005 系列表格及其电子提交要求代表了 ANAF 在财务信息电子化方向上的重要规范。
掌握表格适用范围、熟悉 OMF 107/20.01.2025 的要求、严格按照官方 XSD 进行系统输出、确保签名与附件格式合规,是顺利完成年度财务报表与会计报告申报的关键。通过前期准备、技术验证与流程协同,企业不仅能确保合规报送,也能在电子化监管环境下提升内部治理与数据管理水平,从而在税务合规与业务发展之间实现更高效的平衡。 。
