近日,围绕美国证券交易委员会(SEC)的一起内部记录销毁事件引发广泛关注。据媒体报道,SEC因一项有缺陷且被误解的内部政策,清除了前任主席加里·根斯勒(Gary Gensler)政府配发手机中将近一年的短信记录。该事件被机构内部监察办公室认定为因"可避免的错误"导致的记录丢失,而加密货币交易平台Coinbase的首席法律官保罗·格里沃尔(Paul Grewal)在社交媒体上直言不讳,称这是"与正在进行的诉讼相关证据的销毁"。 该事件的核心并非单纯的技术失误,而是揭示了联邦监管机构在电子记录管理、政策制定与执行层面存在的制度性风险。对于公众监督者、监管受众以及司法程序而言,政务短信和即时通讯记录往往承担着高价值的证据角色。监管机构领导人与外部实体之间的沟通、政策制定过程中的讨论细节、以及监管决策的时间节点,都可能通过短信或即时消息反映出关键信息。
短信记录被擦除后,不仅影响具体案件中证据的完整性,也削弱了公众对监管透明度和问责机制的信心。 联邦机构对记录保存有明确法律义务。根据联邦记录法等规定,政府机关必须对其业务往来进行妥善保存与管理,以便于历史追溯、国会监督与司法程序使用。若短信、即时消息等被认定为政府记录,任何删除都可能构成对记录保存义务的违反。尽管具体法律后果需由独立调查与司法程序判定,但从合规与制度治理角度看,类似事件通常会带来多重后果:内部监察建议、外部监督听证、可能的诉讼指控以及对机构声誉的长期损害。 从电子发现(e-discovery)和证据保存的专业视角来看,这一事件也暴露出机构在技术手段与流程设计上的短板。
现代信息环境下,短信和即时通讯被广泛用于日常公事沟通,但若没有自动化的存档系统、明确的保留政策与及时的诉讼保全(litigation hold)机制,关键数据极易在短时间内被覆盖或删除。对监管机构而言,政府配发设备、使用第三方通信软件、以及个人设备与办公系统之间的边界,都是管理的薄弱环节。 企业与监管对象也会因此类事件调整其应对策略。Coinbase等被监管或被调查主体在面对证据缺失时,可能采取更激进的追责策略,包括要求法庭下达证据保全命令、提起制裁动议或主张不利推断(adverse inference)。社交媒体上公然指责机构"故意销毁证据"的言辞,有可能推动司法程序中的进一步争议,甚至引发舆论和监管审查的双重压力。 此外,事件对监管文化与领导风格的影响不容忽视。
监管机构的权威不仅来自法律授权与执法能力,也来自透明度与程序正义。当公众或受监管方怀疑监管过程中存在记录管理不当时,信任基础将受到侵蚀。为重建信任,机构需要采取实质性改革措施,而不仅是形式上的道歉或内部通报。改革可能包括修订并明确化记录保留政策、全面部署自动化存档系统、加强对高层及关键岗位的合规培训、并设立独立的外部评估机制以确保遵守。 就技术解决方案而言,现代政务信息化应以"默认保留、必要时删除"为导向。自动化存档可将短信与即时消息从源头进行隔离、同步并写入不可篡改的存储库,从而在需要时可迅速检索与导出。
对第三方消息应用的使用应受限或纳入强制性的企业级存档策略中,同时对个人设备的政府业务通信要有明确的隔离和备份要求。定期审计和模拟诉讼保全演练可以帮助机构发现流程漏洞,并在真正的法律争议发生前加以补救。 法律层面的应对也值得深入分析。若法院或调查机构认定记录删除为"故意"或"鲁莽",将可能对机构乃至个人施以制裁,包括罚款、不利证明推定,甚至在极端情况下追究刑事责任。即使删除被认定为"过失",在民事诉讼中也可能导致证据不全的相应程序性影响,例如法院在事实认定时对缺失证据作不利推断。为了避免此类后果,机构应及时将事件向相关司法与监督机构披露,并配合独立调查,同时采取补救措施以降低未来风险。
从监管政策的长期视角看,此类事件还可能推动国会与监管机构重新审视电子记录管理规范。国会可能要求更严格的记录保存立法或对联邦机构信息治理提出新的合规要求。监管机构也可能被要求对其记录管理实践开展自我审查并向公众公布整改计划。媒体与公众监督在这一过程中将发挥关键作用,推动更加透明的改进进程。 企业法律顾问和合规负责人也应从中吸取教训。对监管对话的记录策略需要更为审慎,涉及潜在争议或监管敏感话题时,应优先采用可存档的沟通渠道。
企业在面对监管调查时要迅速执行保全文档命令,并与对方机构就保存义务进行明确沟通。在与监管机构互动中,维护沟通记录的完整性不仅是法律义务,也是商业风险管理的重要部分。 事件还带来对公共讨论的启示。现代治理中,信息的保存与传播速度都极快,而这一速度并非总能与法律程序的节奏匹配。政府机构必须在便捷沟通与记录保存之间找到平衡点,确保在追求效率的同时不牺牲证据完整性与公众信任。对立法者、监管者与被监管者而言,建立共同的记录管理标准和实践指南,将有助于降低未来类似冲突的发生概率。
总之,SEC因"可避免"的错误擦除根斯勒手机短信的事件,既是一次关于技术与流程的失误,更是对监管治理能力与制度透明度的严峻考验。面对日益复杂的信息生态,监管机构必须把信息治理作为核心合规职能来建设,通过明确政策、技术保障与持续审计来确保记录的完整性与可追溯性。只有在制度层面补上漏洞,修复公众与市场的信任基础,监管才能在未来更有效、更公正地履行其职能。对于企业与公众而言,该事件也应促使各方在互动中更加重视证据保存与合规沟通,共同推动更为稳健的监管与法治环境。 。
