随着科技的发展和社会节奏的加快,会议作为促进知识交流、资源共享和关系构建的重要场合,其组织和管理方式也亟需创新。传统的会议安排通常依赖于静态的日程表、繁杂的沟通渠道以及手工更新的信息,常常让与会者陷入时间冲突、信息混乱和地理定位不便等困境。对此,著名学者Gwern提出了一个富有创意的类比 - - 将会议视作一场Dungeons & Dragons(D&D)桌面角色扮演游戏(Tabletop Role-Playing Game,简称TRPG),并利用虚拟桌面工具(Virtual Tabletop,VTT)这个游戏中的交互界面,来重新构想会议的组织与体验。 D&D作为一种经典的角色扮演游戏强调玩家间的互动合作以及即时的场景变化,游戏时间和空间相对固定但灵活,玩家角色的动态移动与故事叙述相互交织。会议在本质上也反映了类似的特点:每位参与者(相当于玩家角色)在既定的时间和空间中,通过网络、宣讲、交流等方式推动会议的进程(即讲述一个共同的故事),而组织者则如同游戏中的地下城主(Dungeon Master),负责宏观的时间安排和内容管理。 传统会议往往依赖于Google文档式的电子表格和消息群组进行日程更新和信息传递,这种方式易导致信息更新滞后和准确性不足。
与之相比,VTT作为"协作型的电子绘图板",提供了直观的二维地图背景,坐标化的空间布局,以及可移动的角色标记。这种界面让会议场地的空间和参与者即时动态地呈现出来,简化了导航和互动的难度。同时,借助时间轴的滑动功能,未来、当前和过去的会议活动都可以被有效管理和展示,帮助参与者更合理地规划自己的行程。 利用VTT组织会议的优势在于其高度的灵活性和自然的协作机制。与需要安装专门应用或进行复杂硬件部署的解决方案不同,基于网页的VTT可以随时访问,且更新简单快捷,参与者只需简单的拖拽操作即可实时调整自己的位置,反映会议现场的实际状态。这样不仅降低技术门槛,也减少隐私泄露的担忧,允许用户自主决定信息曝光程度。
这个系统还可以依托绘图功能充分发挥集体智慧,任何参与者都可以在地图上直接标注即时情况,如卫生间资源短缺的提示、紧急会议的指引箭头或社交分组位置,极大地促进了信息的透明共享和快速反应。更进一步,会议中的投票、问卷、反馈、资料上传等常规功能也可以以最原始与直观的方式实现:参与者在地图上打标签或涂写投票结果,避免了传统工具中层层菜单和复杂流程的繁琐。 会议的未来规划同样受益于VTT系统,时间维度上的滚动条让参与者可以深入了解各场次的时间地点安排,自行"预约"或"标记"感兴趣的活动,并通过"拖拽"动作模拟移动路径,判断两个会议之间的距离是否充裕。组织者则如同地下城主一般,操作"录像回放",编辑未来计划,调配资源,及时处理变更,甚至设置不同权限管理多条会议主线或分会场,确保交互的有效性和秩序。 此外,VTT支持将虚拟数字映射与物理空间结合,创意无穷。可以在现场设置大型电子显示屏实时展示会议地图和参与者动态,或者打造具有类似游戏风格的实体桌面,利用磁性小标识甚至3D模型具象化参与人员和会场空间,提升参与者的沉浸感和互动主动性。
通过这种"游戏化"的方式,会议的组织者与参与者都更容易进入状态,主动进行社交协作,提升整体效率与体验的趣味性。 迄今为止,尚未有大型会议或会议平台全面基于这种D&D桌游与VTT的理念进行实践,但其潜在优势正逐渐被各类线上协同工具和虚拟会议平台所证实。部分灾害响应协作场景和线上会议屋Gather.town已初步采用类似技术,体现了基于空间位置和实时交互的协作价值。未来,会议软件完全可以将这类原本面向游戏社区的工具,适配至学术、企业及大型活动,作为快速迭代的创新实验,先从基础的地图标注和简单互动开始,逐步完善包括表格双向编辑、权限分离、内容回溯及沉浸性增强等功能。 总的来看,把会议比作一场D&D桌面游戏不只是一个有趣的类比,更是对会议交流形态和组织逻辑的深刻洞察。通过虚拟桌面工具的应用,会议不再仅是时间轴上的被动活动,而是变成一个空间和时间交织的动态系统,参与者成为游戏中的角色,协作是故事叙述的核心。
组织者则担负起洞察全局、灵活控制的责任。这样的设计切实应对了传统会议的多种痛点,为会议的高效运转、参与感提升和体验创新提供了有力支撑。未来,结合虚拟现实、人工智能和实时数据处理等技术,基于这一模型的会议管理系统有望带来更加智能化和个性化的协作新时代,彻底改变我们的会议习惯与效果。 。
